Det er min intention med dette indlæg (og de kommende 3-4 stykker) at bringe digitalisering ned i øjenhøjde for at gøre det ganske forståeligt og forhåbentligt trygt. For at få flere til at føle sig "med inde i kampen" og med på vognen, som mange faktisk er, bare uden helt at vide det. 

En lille lokal virksomhed der ønsker at agere globalt

En lille og relativt ung, men meget videnstung virksomhed (bestående af 11-12 medarbejdere) blev opmærksom på at en styrket digital identitet gennem deres tilstedeværelse på de sociale medier, deres håndtering af kundedata og adfærdsdata, og deres hjemmeside, kunne give dem langt større berøring med deres nuværende og potentielle kunder. 

Derudover var virksomheden også opmærksom på mulighederne for at kunne sælge deres produkt online til kunder fra hele verden, til trods for at virksomheden kun er placeret ét sted og i Danmark.  

Direktøren og marketingchefen var klar over at de var nødt til at skabe en god relation til deres nye og eksisterende kunder inden de lancerede deres nye og første produkt. De skulle derfor bygge relationen op, så kunden var klar til at købe så snart et produkt blev lanceret. Virksomheden havde en helt simpel "visitkorthjemmeside" bestående af en enkelt side med kontaktoplysninger. Den skulle opgraderes - for at kunne skabe et troværdigt og professionelt billede af virksomheden. En hjemmeside som de også selv skulle have fleksibilitet til at kunne opdatere løbende med tekst, billeder og produktinformationer. Der skulle laves en ny visuel identitet, bestående af logo, præsentationsskabeloner, brevpapir, emailsignatur og billedmateriale. 

En grafiker fik – gennem os - til opgave at skabe den nye visuelle identitet. Samtidig blev hjemmesiden bygget op, men hele tiden i samarbejde med grafikeren, så farver, stil og koncept passede sammen. Hjemmesiden blev udviklet og lanceret på knap 2 måneder. Efter lanceringen gik arbejdet i gang med at tilføje webshop modul så det også blev en integreret del af sitet. Websitet blev bygget i Wordpress som er en open source teknologi, der gør det nemt at vedligeholde (og uden betaling af brugerlicens) og videreudvikle løbende og på sigt uden at være bundet af en specifik programmør, men i stedet at have det frie valg (hvilket oftest har en positiv effekt på prisen for udviklingen).


En videnstung virksomhed

Da virksomheden, som nævnt er meget videnstung med mange ansatte med lange uddannelser og mangeårige karrierer bag sig, ser man en stor værdi i at bringe denne viden til markedet - altså ud til kunder og samarbejdspartnere - som et naturligt led i at positionere virksomheden og ikke mindst differentiere sig fra konkurrenterne, som er meget konservative og beskyttende omkring medarbejdere og viden. Det mest oplagte valg af teknologi til at understøtte dette var Linkedin, hvor alle medarbejderne i forvejen havde en profil (men ikke nødvendigvis havde haft modet til at anvende denne platform). Der blev holdt en samlet workshop hvor alle ledere og medarbejdere deltog, der blev delt inspiration og erfaringer, og ikke mindst bekymringer. Dialogen fortsatte efterfølgende og fik skabt en fælles forståelse for hvorfor virksomheden og medarbejderne skal være aktive på Linkedin. Det er jo netop relationerne og viden der er det centrale for denne virksomhed og dens produkt. 

De blev præsenteret for videoindslag for at skabe en menneskelig association og produktchefen blev valgt som den primære ordfører. Dette for at sikre genkendelighed og dermed skabe tryghed til produktet og firmaet. Det var produktchefen første video og han virkede lettere nervøs og uvant foran kameralinsen. Men allerede på den tredje video er nervøsitet gemt så meget væk, at seerne/brugerne i hvert fald ikke længere er opmærksomme på det, men man fornemmer i stedet en selvsikkerhed og professionel udstråling, i det uformelle setup og ramme for videoen, der bringer viden om teknologien og branchens udvikling. Der blev lavet plads på hjemmesiden til et område hvor videoerne ligger samlet - hentet via links ovre fra virksomhedens youtube profil. Dermed ligger videoerne både på Youtube og hjemmesiden.

Yderligere er intern vidensdeling og samarbejde højt prioriteret i denne virksomheds organisation. Derfor er det vigtigt at have en eller nogle platforme eller i hvert fald en teknisk infrastruktur, der understøtter det. Man var nysgerrige på at teste platformen Slack (som er en form for et moderne intranet) med nem og hurtig mulighed for at kommunikere til hele organisationen, udvalgte teams eller enkeltpersoner. Efter at have testet platformen af – på tværs af ledelse og medarbejdere, blev man så begejstrede for denne nemme og hurtige form for kommunikation, at man ikke vidste hvordan man tidligere havde kunne nøjes med emailen som kommunikationsværktøj.

Direktøren vil mægtig gerne standardisere og automatisere processer

Direktøren er meget opsat på at manuelle processer og trivielle arbejdsrutiner standardiseres og automatiseres, der hvor der opnås en værdi ved det. Deraf vigtigheden af samspillet mellem alle de tekniske systemer virksomheden bruger i dag og til enhver tid vælger at implementere. Èn af disse processer er eksempelvis når en kunde bestiller et produkt via webshoppen, så laves der en automatisk tilbagemelding med bekræftelse til kunden. Herefter bliver  kunden kontaktet personligt og menneskeligt. Samtidig tilføjes der data i kundedatabasen om kundens henvendelse og produktspecifikke efterspørgsel. For at pleje relationen til kunderne bruger man email nyhedsbrev. For at gøre håndteringen så let som muligt, har man udarbejdet og aktiveret et automatiseret emailflow der sender en månedlig nyhedsbrevs-mail til kunden i 6 måneder, fra den dag hvor den respektive kunde har tilmeldt sig virksomhedens email nyhedsbrev.

Virksomheden er nu godt og grundigt igang med at digitalisere interne og eksterne. En proces der fortsætter løbende.  

Du kan også læse mere om vores spillende træner koncept - eller Digitalisering som en Service, som kalder det.