I arbejdet med Digital Strategi - altså den strategi der definerer indsatserne for den digitale transformation af virksomheden/organisationen - opstår der tre hovedområder (pillars of transformation) i form af:

 1) Organisation
2) Teknologi
3) Forretning.

Det er i spændingsfeltet mellem disse at værdien opstår - når der opnås balance.

Organisation bestående af medarbejdere, ledere, kompetencer, personligheder, forståelse/mindset og kultur. Ikke mindst allokerede ressourcer.

Teknologi bestående af alle systemer, tools, devices, gadgets, og platforme - både eksternt rettede i form af kundevendte platforme. Herunder også nye teknologier som AI, big data, charbots, m.m.

Forretning bestående af den forretningsmæssige værdi der skabes og måles på hvad enten det er KPI’er som Return on Investment, Return on expertise, graden af vidensdeling internt, netværksrelationer, salg og omsætning, evnen til at tiltrække og rekruttere kvalificerede medarbejdere, kundetilfredshed (net promoter score), m.fl. 

Organisation, Teknologi og Forretning

De fleste virksomheder (og os selv som individer) har tendens til at fokusere (måske lige rigeligt) på teknologivalg og gadgets. Det er mindst lige så vigtigt, faktisk vigtigere, at fokusere på det analoge inden fokus lægges på teknologien. Det analoge i form af definition af processer, workflows, ansvarsområder og arbejdsrutiner - og ultimativt formål og målsætninger man søger at dække af med den teknologi man higer efter. 

Det er i dette spændingsfelt mellem teknologier, arbejdsrutiner og processer at begrebet Digital Workplace bliver aktuelt.

Definition af digital workplace: "The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility; and exploits consumer-oriented styles and technologies." (Gartner)

Jane McConnell: digital workplace maturity level 1-5. 

Digital Maturity level

Noget af det der kendetegner de organisationer med størst digital modenhed (jf. Jane McConnell) er at digital workplace forankres i organisationen - det kan eksempelvis være at benytte sig af online møder (hvor man bl.a. sparer transporttid og rejseomkostninger). Ligeledes at digital workplace bliver koordineret på tværs af organisationer. Yderligere er Working out loud blevet en del af normen i organisationskulturen. Working out loud betyder at man eksplicit beskriver hvad man aktuelt arbejder på - hvad enten man arbejder hjemmefra eller sågar er tilstede på kontoret. Det er en mulighed for at give indblik (transparens) i hvilke fagområder og specikke opgaver man beskæftiger sig med (hvad er det nu John ovre i R&D arbejder på?). Det åbner også op for muligheden for at invitere kollegaer ind i selve processen - mens man arbejder på opgaven og dermed kan indhente / få input rettidigt, og ikke først når man har færdiggjort opgaven. 

Hvorfor? Det simple og banale ord og spørgsmål.

Der findes at utal af systemer, platforme, teknologier og tools og uanset hvilke man vælger er det essentielt at stille følgende spørgsmål:

•   Hvad er formålet med denne platform, system eller teknologi?

•   Hvad skal systemet/teknologien bruges til? Hvad vil vi opnå med det? 

•   Understøtter det nogle af vores strategiske målsætninger? 

•   Hvem har ansvaret? Overordnet business sponsor, udrulningsansvarlig, vedligeholdelse- og supportansvar?

•   Hvordan kommer vi igang? Hvordan måler vi vores fremskridt?

Denne statement hører jeg i mange virksomheder jeg har været rundt i på det seneste "Vi har en Yammer platform, men der er ingen der bruger den." Til det svarer jeg ofte "Har I defineret et formål og en struktur for platformen?" Næh, nej, det har vi ikke som sådan… - er ofte et svar jeg får tilbage. Det gælder ikke blot den ene platform. Sørg for at kortlægge jeres systemer og platforme og formålet med dem respektivt - det kan gøres ud fra denne simple model #Formålsmatricen

Formålsmatrice

Selv de platforme som oftest er genstand for kritik kan gøres sexede og værdifulde - tag Sharepoint som eksempel. Det kan faktisk godt gøres sexet - hvis formålet er klart defineret og strukturen og designet tilpasset netop så dette formål understøttes. Jeg har faktisk selv oplevet en tilpasset, relevant og sexet Sharepoint løsning (tro det eller ej!?) Og organisationen der har skabt den og bruger den internt Sitecore.

Undervurdér ikke det sociale spillerum

Det er virkelig vigtigt at give plads til det sociale rum på de internt orienterede platforme - hvis ikke du giver plads til det, så vil det fylde og støje meget mere end nogen ønsker. 

Kantinens menu er ubetinget det der hitter mest på intranet og social enterprise platforme at dømme ud fra stats om antal visninger og engagement blandt medarbejderne. Derudover er der også altid god aktivitet og dialog omkring interne arrangementer (julefrokosten, sommerfesten, nisseordningen) og den interne løbe- eller cykelklub. 

Vi har forsøgt at visiualisere økosystemet for Digital Workplace i denne model:

Digital Workplace økosystem

Ovenstående er kun toppen af isbjerget og det indikerer måske meget godt hvor mange valgmuligheder der er vedr. Digital Workplace relaterede platforme. Derfor handler det i høj grad om at definere hvad din organisations behov er FØR I vælger platforme. 
 

Fordele og værdien ved Digital Workplace

Der ligger oftest en god motivation i teknologierne. Mange bliver som sagt begejstrede ved brugen af (eller udsigten til) nye tech platforme som man må bruge inden for og uden for arbejdstiden.

Hvilken værdi kan opnås igennem Digital Workplace?

•   Øget effektivitet og produktivitet - selvom dette for nogen har negativ klang.

•   Return on expertise

•   Øget samarbejde - involvering af kollega og/eller samarbejdspartner i selve processen

•   Større fleksibilitet i at kunne arbejde smidigt hjemmefra eller on-the-go eller mobile office (tog, café, udlandet, etc.) 

•   Bedre socialt samvær og sjov&spas mellem kollegaerne

Der skal i begyndelsen bruges lidt mere tid og energi på Digital Workplace relaterede opgaver end man er vant til. Ikke kun pga. at man skal afprøve og blive fortrolig med systemet - men også de nye arbejdsrutiner der vil udvikle sig - fordi det nu bliver muligt ved hjælp af teknologi. F.eks. den øvelse at man ved Working Out Loud lige skal bruge et minuts tid på at lave opdatering om hvad man arbejder på. Og evt besvarelse af spørgsmål der måtte komme som konsekvens. Til gengæld kan man "risikere" at modtage værdifulde input i denne proces. Og så er den ekstra tid måske alligevel meget godt givet ud. Det skal ses som en positiv-sum situation (win-win).

Det vi oplever i de fleste organisationer er, at der faktisk er nogle helt fundamentale og grundlæggende elementer der skal bruges lidt tid på FØR (!) vi tænker i konkrete platforme og funktionalitet - netop struktur og discipliner indenfor måden vi arbejder på i vores “workplace” - altså vores arbejds- og kommunikationsrutiner på mail, intranettet, systematisering af task management og prioritering af opgaver. Det har som sådan ikke noget med teknologien at gøre - men mere disciplinen. 

Takeaways

+ identifer jeres behov som en platform skal understøtte (kommunikation, vidensdeling, projektstyring, task management, osv.)

+ definer formål med hver platform

+ kortlæg systemer og platforme

+ disciplin og arbejdsrutiner er vitale og skal italesættes og defineres

+ lyt til organisationskulturen og tag det som afsæt (hvad enten du vil bevare eller ændre den)

+ strukturér og prioritér dine egne opgave 

Hvilke erfaringer har du og din organisation gjort sig indenfor Digital Workplace?

 

Du kan også læse mere om vores tilgang til Digital Workplace og hvordan vi kan hjælpe dig med facilitering, kortlægning og/eller udrulning.