FÅ DET NU GJORT!

Om du er digital eller analog, vil du komme ud for manglende struktur i din hverdag. 

Vi oplever det selv her på matriklen og med en overbevisning om, at vi nok ikke var de eneste, havde vi 1. juni 2016, inviteret Lars Rothschild Henriksen, til en snak om GTD, Getting Things Done.

Lars er Danmarks eneste certificerede GTD konsulent. Han gav en introduktion til konceptet, som vi gerne vil dele ud af i noterne længere nede på siden. 

Digitale integrationer
Med de digitale pupiller vi nu engang har fået tildelt af digitaliseringsguden, falder vi naturligvis over hvor mange muligheder der er for at integrere applikationer med GTD konceptet. Prøv eksempelvis at se denne top 6 over GTD applikationer:

  • HiTask: Opgaveløsning og kalenderstyring 
  • Nirvana: Sætter prioritet på dine opgaver
  • Remember the milk: Organiserer din uge - og meget mere. 
  • Todoist: Til projektopgaver lige fra bryllup til kandidatopgaver
  • Wrike: Teambaseret opgaveløser. Vi bruger det i T+, så vil du vide lidt mere, er du velkommen til at kontakte os. 
  • Zendone: Få styr på din indbakke


Grundtanken i GTD:
Skriv så meget ned at du kan frigive tid til andet, - David Allen Company.

Der findes overordnet 5 trin som skal følges: 
Trin 1 - Indsamle 

  • Mindsweep - tøm hjernen
  • Brug en indbakke, notesbog eller smartphone til notere opgaver og projekter ned
  • små, store, personlige, job-relaterede opgaver og projekter
  • Få dem skrevet ned, så du ikke skal gå og huske på dem

Trin 2 - Afklare

  • Tag alt det du har samlet sammen. Hvad er det? Skal gøre noget ved det? Handle på det?
  • Hvis nej: smid det ud, arkiver det eller kom det på en "måske en dag"-liste
  • Hvis ja: gør det (hvis det tager mindre end 2 min.), uddelegér det eller føj det til din liste over "to do´s"/næste handlinger, som du kan foretage dig senere
  • Ønsket udfald: brug 1-2 min. på at definere næste handling for den pågældende opgave, for at komme nærmere en løsning af opgaven

Trin 3 - Organisere

  • Kategoriser opgaver (fx opkald - man kan sætte tid af til at få ringet til alle dem man har behov for, på én gang, istedet for at sprede det udover dage(n))
  • Eks. på kategorier: opkald, kontoret, hjemme mm.
  • Kategorisér gerne i forhold til hvornår du har tid og energi til opgaven

Trin 4 - Reflektere

  • Ugentlig gennemgang - reflekter 1 time om ugen så du får overblik
  • Kig frem og tilbage - Nåede jeg det jeg skulle? Når jeg det jeg skal, eller har jeg behov for mere tid?

Trin 5 - Udføre

  • Lav opgaver på baggrund af de foregående trin. 
  • Du ved nu nogenlunde hvornår du skal/bør/kan lave hvad
  • Undgå busy trap - Gør det du har sat dig for. Én ting ad gangen.

Gode råd i forhold til din mail-indbakke:

  • Væk med mails der er ældre end en mdr. (med mindre de selvfølgelig indeholder vigtig information)
  • Filtrer efter afsender
  • Hent IKKE automatisk mails - slå det evt. fra uden for "normal" arbejdstid. 

Stikord til at "lokke løse tråde frem". Listerne nedenfor, kan bruges som tjekliste til at opdage om du har overset noget og om der er opgaver du skal tage fat på. 

Vil du vide mere om GTD er Lars din goto guy og kan kontakte på GTD Nordics hjemmeside.